Contexte
Eléments généraux sur le Centre hospitalier d’Auxerre :

Le Centre hospitalier d’Auxerre est l’établissement pivot du Sud de l’Yonne. Il est l’établissement support du GHT Unyon comportant les Centres hospitaliers d’Avallon, de Clamecy, du Tonnerrois et le CHS de l’Yonne.  Le Centre hospitalier d’Auxerre comporte une offre de soins diversifiée (médecines, chirurgies, gynécologie-obstétrique, cancérologie, plateau technique complet, urgences avec 54 000 passages annuels / SAMU /SMUR, filière gériatrique complète hors EHPAD).

Il comprend 555 lits de courts et moyens séjours et 44 places. Il emploie environ 1 650  agents et 170 médecins (hors internes).

Son budget de fonctionnement atteint 200 millions d’euros. 

Présentation du service

La Commission médicale d’établissemen (CME) est une des instances de gouvernance du Centre Hospitalier d’Auxerre. Elle est composée de représentants de lacommunauté médicale (médecins, pharmaciens et sage-femmes de l’établissement) élus pour 4 ans. La CME est consultée sur les orientations stratégiques, le projet médical et l’organisation interne de l’établissement.

Le président et la vice-présidente sont élus par la CME. Le président est chargé, conjointement avec la directrice de l'établissement, de la politique d'amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins, des conditions d'accueil et de prise en charge des usagers, ainsi que de la coordination de la politique médicale de l’établissement. Il est également consulté pour des décisions en lien avec les nominations des personnels médicaux.

L’actuel président est le Docteur Baptiste BORRACCINO.

L’actuelle vice-présidente est le Docteur Marie CALLANQUIN.

Mission principale

Assurer le secrétariat du président et de la Vice-présidente de la CME et préparer et organiser les CME.

Détail des activités

Organisation des CME : 

• Elaborer et envoyer les invitations et documents de préparation : formalisation des ordres du jour, recueil des documents à transmettre, envoi des convocations et pièces aux membres et intervenants
• Assurer en lien avec la Direction du Personnel médical le suivi et la mise à jour de la composition de la CME
• Assurer l’organisation logistique des CME : réservation des salles, demande des moyens matériels nécessaires
• Rédiger les comptes-rendus
• Assurer un classement et un archivage numérique et papier des documents
• Accompagner les intervenants dans la réalisation de leurs présentations. Exemple : création de supports type

Secrétariat du Président et de la Vice-présidente de la CME :

• Assurer la permanence téléphonique du Président et de la Vice-présidente
• Organiser les agendas – Programmer et organiser les rendez-vous et réunions
• Rédiger des courriers, notes et comptes-rendus
• Elaborer des tableaux de suivi
• Planifier et organiser les bureaux des chefs de pôle
• Mettre en place des processus pour la gestion administrative, le circuit de signature des documents.

Liaisons fonctionnelles et hiérarchiques

Liaison hiérarchique :

Président de la CME

Liaison fonctionnelle :

Communauté médicale du CH d’Auxerre

Secrétariats des directions de l’établissement

Titres et compétences

Expériences et qualifications

• Expérience en secrétariat

Capacités rédactionnelles

• Niveau de maîtrise élevé des outils bureautiques (notamment Word et Excel)
• Une connaissance de la gouvernance hospitalière serait souhaitée

Compétences et savoirs faires

• Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S’exprimer en face -à- face auprès d’une ou plusieurs personnes
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautique / Technologie d’Information et de Communication (TIC)

Rémunération

-Selon profil et expériences 

-Rémunération forfaitaire

Conditions spécifiques

Poste à 50%

Amplitude de travail le matin

Type de contrat

Le poste est ouvert aux titulaires de la fonction publique et peut-être pourvu par mutation, ou à des professionnels extérieurs par contrat.

Disponibilité du poste

Le poste est à pouvoir dès que possible